Wie man Überstunden in Deutschland berechnet und dokumentiert

Überstunden führen in Deutschland häufig zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Eine präzise Berechnung und eine saubere Dokumentation sind Ihr bester Schutz.

Was sind Überstunden?

Als Überstunden gilt jede Arbeit, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht. Bei einem 40-Stunden-Vertrag und 43 geleisteten Arbeitsstunden haben Sie 3 Überstunden.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt eine eigene Obergrenze fest: 8 Stunden pro Tag – mit der Möglichkeit einer Verlängerung auf 10 Stunden, sofern der Durchschnitt über einen Zeitraum von sechs Monaten bei 8 Stunden bleibt.

So berechnen Sie Überstunden

Überstunden = tatsächlich geleistete Arbeitsstunden − vertraglich vereinbarte Arbeitsstunden

Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit; ziehen Sie diese daher zuerst ab.

Beispiel: Ein Vertrag über 8 Stunden täglich. Am Montag von 8:00 bis 18:00 Uhr mit einer 45-minütigen Pause ergeben sich 9 Stunden und 15 Minuten Arbeitszeit – also 1 Stunde und 15 Minuten Überstunden.

Dies täglich von Hand zu berechnen, ist fehleranfällig. Der Arbeitszeitrechner ermittelt Ihre Arbeitszeit und Überstunden automatisch, und der Stundenrechner hilft Ihnen dabei, Stunden und Minuten schnell zusammenzurechnen

Werden Überstunden bezahlt?

Nicht automatisch. Das hängt von Ihrem Vertrag ab:

• Bezahlte Überstunden: vertraglich festgelegt, oft mit Zuschlag
• Im Gehalt enthalten: nur gültig, wenn die Klausel klar und begrenzt ist, da vage Formulierungen wie „sämtliche Überstunden sind abgedeckt“ oft unwirksam sind
• Freizeitausgleich: nur bei entsprechender Vereinbarung

Wenn der Vertrag hierzu keine Regelung enthält, können vom Arbeitgeber angeordnete, genehmigte oder geduldete Überstunden dennoch vergütungspflichtig sein. Dies wird im Einzelfall entschieden.

Warum Dokumentation wichtig ist

Gemäß einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die Arbeitszeit zu erfassen. Dennoch sollten Sie auch eigene Aufzeichnungen führen. Im Streitfall müssen Sie unter Umständen nachweisen, dass Sie die entsprechenden Stunden tatsächlich geleistet haben und dass der Arbeitgeber davon wusste oder sie akzeptiert hat.

Was aufgezeichnet werden soll

• Datum
• Beginn- und Endzeit
• Pausenzeiten
• Tages- und Wochensummen
• Schriftliche Genehmigung für Überstunden, sofern erforderlich

Achten Sie auf die Fristen.

Viele Verträge enthalten eine Ausschlussfrist, oft von drei Monaten. Machen Sie Überstundenansprüche rechtzeitig und schriftlich geltend, da Sie diese sonst verlieren könnten.

Kurze Checkliste

• Kennen Sie Ihre vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten.
• Protokollieren Sie Arbeitszeiten und Pausen täglich, nicht aus dem Gedächtnis.
• Lesen Sie Ihre Überstundenregelung.
• Lassen Sie sich die Überstunden schriftlich genehmigen.
• Beachten Sie die Ausschlussfristen.

Abschluss

Tatsächliche Arbeitszeit abzüglich Pausen und vertraglich vereinbarter Arbeitszeit ergibt die Überstunden. Durch tägliche Aufzeichnungen lassen sich diese belegen. Erfassen Sie Ihre Zeiten mit dem Arbeitszeitrechner und erfahren Sie mehr in unserem Ratgeber.